Bei der Versendung von Newslettern können diese an einige Adressen nicht zugestellt werden und es kommen E-Mails mit Fehlermeldungen zurück. Grundsätzlich gilt: schaut in die Mails, um der Ursache auf den Grund zu gehen und nicht fälschlicherweise E-Mail-Adressen von Interessenten zu löschen.
Die wesentlichen Fehlermeldungen sind:
- Unbekannter Nutzer
- Postfach ist voll
- Newsletter wird als SPAM erkannt
1. Unbekannter Nutzer
Unbekannte Nutzer ("user unknown") oder unbekannte E-Mail-Adressen können aus dem Verteiler gelöscht werden. Hier handelt es sich zum Beispiel um eine fehlerhafte Angabe der E-Mail-Adresse oder um eine Löschung eines bisherigen Postfaches.
2. Postfach ist voll
Wenn das Postfach voll ist - dieses passiert häufiger bei Anbietern, die E-Mail-Postfächer kostenlos anbieten - , kann auch der Newsletter JETZT nicht zugestellt werden.
Typischerweise erhaltet Ihr eine Mail mit folgendem Inhalt (Auszug):
************************************************
|------------------------- Failed addresses follow:
|---------------------|
552 5.2.2 <irgendwer(at)irgendwas.de> Quota exceeded (mailbox for user is full)
*******************************************
Hier solltet Ihr die E-Mail-Adresse im Verteiler lassen. Dann wird der nächste Newsletter vielleicht wieder zugestellt. Handelt es sich um eine Euch wichtige Person, solltet Ihr auf anderem Wege (z.B. Telefon) darauf hinweisen.
3. Newsletter wird als SPAM erkannt
Dass Euer Newsletter als SPAM erkannt und vom Empfänger-Mailserver die Annahme verweigert wird, ist eher selten auf den Inhalt, sondern auf die Technik zurückzuführen:
Das BUND-CMS versendet die E-Mails und damit die Newsletter über den Mailserver bund.net bzw. über den Mailserver mail.minuskel.de (wie auch die Bundesgeschäftsstelle bzw. der Mailserver von bund.net).
Wird Eure Domain (z.B. bund-niedersachsen.de) bei einem anderen Anbieter/Provider gehostet/betreut, so muss dort eingetragen werden, dass der Minuskel-Mailserver im Namen Eurer Domain (also z.B. mit dem Absender info@bund-niedersachsen.de) Mails versenden darf, also hierzu autorisiert ist.
Dazu müsste im DNS (Domain Name Server) der Domain ein sogenannter SPF-Eintrag erstellt werden. Dieser müsste den von Eurer Organisation genutzten Mailserver zum Versand autorisieren und dazu eben den Mail-Server von Minuskel (mail.minuskel.de). Die passende Ergänzung im SPF lautet "ip4:193.96.188.0/24". Alles weitere dazu müßt Ihr mit Eurem Hoster klären. Diese helfen über den Support bestimmt gerne weiter.
Ein Umzug der Domain und eventuell vorhandenen Postfächern zu Minuskel ist nicht nötig.
Eine Alternative wäre, dass Ihr Eure Newsletter oder Mails über das BUND-CMS mit einer Absenderadresse @bund.net verschickt. Für diese Domain ist der Minuskel-Mailserver immer autorisiert.